Das Vorgangsmanagement bildet die Prozesse der Vorgangsbearbeitung der Sachbearbeiter ab. Insbesondere sind das Termine, Befragungen, Abstrich-Termine, Abstrich-Ergebnisse, Quarantäne, Quarantäneverlängerung, Bescheide, Bescheidtermine, um nur einige zu nennen.
Mit Hilfe der Software wird es dem Sachbearbeiter ermöglicht Vorgänge termingerecht zu verwalten und To-do-Listen zu bestimmten Themen anzulegen und zu bearbeiten. In diesem Arbeitsprozess wird auch die Aufgabenverteilung auf mehrere Sachbearbeiter ermöglicht.
Flexibel anpassbarer Workflow
Üblicherweise meldet ein Arzt einen Verdachtsfall mit Angabe zum Nachnamen, Vornamen und Geburtsdatum einer betroffenen Person, wodurch ein Abstrich (Test) an ein Labor zur Prüfung geschickt wird. Das Labor meldet daraufhin das Ergebnis dem Gesundheitsamt. Dieses informiert anschließend die betroffene Person über das Ergebnis.
Handelt es sich um ein Negativ-Ergebnis, ist die Prozesskette bereits am Ende. Im Falle eines positiven Ergebnisses folgt eine (telefonische) Befragung der betroffenen Person bei dem mündlich (dann später schriftlich) eine Quarantäne ausgesprochen wird. Je nach Angaben zur beruflichen Situation des Infizierten werden zwischen 7 und 14 Tagen Quarantänezeit unterschieden.
Personen, die zur kritischen Infrastruktur im Bereich Medizin und Pflege gehören erhalten 7 Tage, alle anderen zunächst 14 Tage Quarantäne. Einzelfallentscheidungen sind dabei nicht ausgeschlossen und hängen von den internen Festlegungen des jeweiligen Gesundheitsamtes ab.
Die Befragung des Infizierten erfolgt üblicherweise telefonisch und dient der Erhebung weitere Informationen:
Welche Symptome hat der Betroffene? Wann sind die Symptome das erste Mal aufgetreten? Mit welchen Personen hatte der Betroffene Kontakt?
Welche Kontaktart (Referenzliste vom Robert-Koch-Institut) liegt dabei zu Grunde?
Bei der Befragung wird das Start- und Enddatum der Quarantäne festgelegt und anschließend folgt die Erstellung eines Quarantänebescheides, der postalisch der betroffenen Person zugestellt wird.
Kurz vor Ende einer Quarantänezeit wird die Person telefonisch erneut befragt. Es werden wieder Informationen zu den Symptomen aufgenommen und darüber entschieden, ob es einen weiteren Abstrich zur labortechnischen Prüfung bedarf.
In Abhängigkeit von der Symptomatik bzw. vom Laborergebnis kann es zu einer Quarantäneverlängerung mit einem Verlängerungsbescheid kommen. Diese muss dann so lang verlängert werden bis das Ergebnis eines weiteren Abstriches negativ auf SARS-CoV-2 ist.
Alle Kontaktpersonen eines Infizierten müssen ebenfalls telefonisch befragt und in der gleichen Weise Informationen dem Gesundheitsamt mitteilen über auftretende Symptome. Informationen zu Kontaktpersonen werden nur erfasst, wenn ein angeordneter Abstrich im Ergebnis positiv ist, also die Kontaktperson eines Infizierten selbst zu einem Infizierten wird.
Für die Durchführung des Abstrichs werden die betroffenen Personen in das Gesundheitsamt einbestellt. Daher muss es ein Terminmanagement geben, um zu vermeiden, dass mehrere Personen zeitgleich auf einen Abstrich warten.
Am Ende einer Quarantäne folgt abschließend der Aufhebungsbescheid. Dieser kann sofortige Wirkung haben, wenn z.B. ein Labor nachträglich ein „falsch positives Ergebnis“ meldet. Läuft eine Quarantänezeit einer Person ohne einen weiteren Verlängerungsbescheid aus, dann folgt ein normaler Aufhebungsbescheid.
Es gibt demnach zwei Möglichkeiten, wie eine Person in den Kreislauf der Infektionskettenverfolgung im Gesundheitsamt kommen kann. Entweder durch einen Arzt und die Meldung des Verdachtfalls oder als Kontaktperson eines Infizierten.
Im gesamten Prozess ist es wichtig, dass das Gesundheitsamt den vollen Überblick über auslaufende Quarantänezeiten behält, um stets alle notwendigen Maßnahmen z.B. zur Aufhebung bzw. Verlängerung rechtzeitig durchführen zu können. Weiterführende Informationen zum Verhalten der Person im Rahmen der Quarantäneeinhaltung könnten von Interesse sein, wenn z.B. Infizierte gegen die Quarantänemaßnahme verstoßen.
Zudem sollte es optional möglich sein, dass es verschiedene Zuständigkeiten für einen Abstrich (Vorgang nennt sich: Abstrichanordnung) geben kann.
Wird eine Person stationär behandelt, dann sollte das Gesundheitsamt diese Information in dem Informationssystem vermerken.